Có một câu rất nổi tiếng của Bill Gates: “Tôi chọn một người lười để làm một công việc khó khăn, bởi vì một người lười sẽ tìm một cách dễ dàng để làm điều đó.”

Người lười biếng là người giỏi nhất trong việc tìm cách dễ dàng để làm việc. Người bừa bãi có mẹo dọn dẹp tốt nhất. Và những người tự nhận là tồi tệ khi dùng email sẽ có lời khuyên tốt nhất để sử dụng email hiệu quả. Đó là:

Không CC sẽ được phản hồi nhiều hơn

“Trừ khi bạn nhất định phải làm, đừng gửi email đến cho nhiều hơn 1 người. Nếu tôi nhận được email như thế, tôi ít có khả năng trả lời hơn vì tôi đang chờ đợi (và hy vọng) để xem người kia có làm gì không.”

Thêm Hướng dẫn vào dòng tiêu đề

“Thêm những từ hướng dẫn hành động vào tiêu đề như: CẦN ĐÁNH GIÁ, CHỐT GIÁ, HỌP CHIỀU,… Nếu tôi nhìn thấy một trong những hướng dẫn hành động in đậm này, tôi thường ưu tiên nó và nếu tôi là người gửi, tôi có tỷ lệ trả lời tốt hơn.”

Mọi người đều thích một danh sách liệt kê

“Khi đối phó với những người dùng email tệ, tôi sẽ viết mail là một danh sách các câu hỏi tôi cần họ trả lời.”

Lọc những mail vào inbox

“Dán nhãn (label) tự động cho các mail đến. Tôi có thể dễ dàng phân loại các thư bằng cách đó. Tôi thiết lập các bộ lọc để tự động bỏ qua inbox những thứ không cần trả lời ngay lập tức để giữ cho hộp thư của tôi gọn gàng mức có thể quản lý được”.

Ngắn gọn, nếu không hãy nói chuyện trực tiếp

“Nếu bạn không thể tóm tắt toàn bộ nội dung mail vào trong dòng tiêu đề, có lẽ tốt hơn là bạn nên trò chuyện bằng điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.”

Tạo luồng email khác khi thay đổi chủ đề

“Tốt nhất là thường xuyên thay đổi dòng chủ đề của email, hãy bắt đầu một email mới. Khi bạn nhận được cả trăm email mỗi ngày, bạn cần phải rất nhanh trong việc phân quyền ưu tiên cho những email phản hồi.

Vì vậy nếu tôi không biết nội dung bên trong email là gì, hoặc nghĩ rằng nó là một chủ đề cũ, tôi ít có khả năng mở mail.

Việc đặt tiêu đề phù hợp với nội dung email sẽ trở nên đặc biệt hữu ích khi bạn cần quay trở lại và tìm kiếm email cũ”

Không xem mail bằng điện thoại

Nó có vẻ như phản thời đại, nhưng rất nhiều người đã cảm thấy điện thoại thông minh làm họ khó kiểm soát trong việc sử dụng email hơn.

“Đây là một quy tắc mà tôi đang hết sức cố gắng để thực hiện cho bản thân mình. Không kiểm tra hộp thư trừ khi đã sẵn sàng để trả lời các email.

Tôi sẽ quên trả lời một số email bởi vì tôi đã đọc nó và quên mất rằng tôi chưa bao giờ trả lời.”

... Và thay vào đó, đặt lịch dùng email cố định

“Tôi có một lịch dùng 'email' cố định trong ngày và chỉ kiểm tra, gửi mail trong khoảng thời gian đó, ngoài ra tôi sẽ offline.”

Một giải pháp quyết liệt, cực đoan hơn? Bỏ mọi thứ vào thùng rác

“Tôi dùng mail rất tệ, nhưng 5 năm trước, không hiểu có lỗi gì mà Gmail bắt đầu cho mọi mail của tôi vào thẳng thùng rác.

Tôi không thể tìm ra cách sửa, và sau vài lần cố gắng nửa vời trong một tuần, tôi thấy mình lại thích điều này.

Bây giờ, tôi sẽ chỉ chuyển thư nào cần ra khỏi thùng rác của tôi, mọi thứ khác đều bị xóa một cách kỳ diệu sau 1 tháng.”

Và khi mọi giải pháp đều thất bại, bỏ đi

“Tôi cũng tệ ở việc dùng email. Sau khoảng 8 hoặc 9 năm tệ như thế, mọi người sẽ thôi gửi email cho tôi. Xong.”

Ella Hoang (Theo apartmenttherapy)