Bộ công cụ quản lý chợ
Hiện nay, tại các chợ, công tác lưu trữ còn thủ công; hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ rất lâu, đã bị cũ, chữ số không rõ ràng…. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động có sự thay đổi của nhân sự quản lý, đơn vị quản lý (thay đổi mô hình quản lý). Do đó, khi cần tra cứu hồ sơ liên quan (như pháp lý chợ, điểm kinh doanh, thương nhân….) mất nhiều thời gian, chưa đáp ứng kịp thời, đầy đủ theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo, chưa có sự thống nhất về số liệu và thông tin giữa các cấp quản lý.
1. Đặt vấn đề
Hiện nay, tại các chợ, công tác lưu trữ còn thủ công; hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ rất lâu, đã bị cũ, chữ số không rõ ràng…. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động có sự thay đổi của nhân sự quản lý, đơn vị quản lý (thay đổi mô hình quản lý). Do đó, khi cần tra cứu hồ sơ liên quan (như pháp lý chợ, điểm kinh doanh, thương nhân….) mất nhiều thời gian, chưa đáp ứng kịp thời, đầy đủ theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo, chưa có sự thống nhất về số liệu và thông tin giữa các cấp quản lý. Việc báo cáo, thống kê, theo dõi, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động chợ qua các giai đoạn phụ thuộc rất nhiều vào công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy… Đồng thời thông tin giữa Ban quản lý các chợ và cơ quan quản lý khó cập nhật kịp thời, nhanh chóng, cũng như việc theo dõi thu chi rất khó khăn.
Việc xây dựng Công cụ Quản lý chợ không chỉ đơn thuần hỗ trợ tác nghiệp Ban Quản lý chợ trong việc quản lý các tiểu thương tại chợ mà còn giải quyết được nhiều khó khăn cho cơ quan quản lý, nan quản lý trong công việc như: Quản lý số liệu, tổng hợp số liệu, thống kê báo cáo, kiểm tra đối chiếu dữ liệu, tìm kiếm và tra soát số liệu, giám sát công việc, giám sát các nguồn thu chi của chợ. Thông qua công cụ quản lý chợ, giúp giảm được thời gian tính toán, tìm kiếm dữ liệu, giảm được sai sót khi nhập liệu, dễ dàng thống kê dữ liệu, và quan trọng hơn phần mềm sẽ giúp minh bạch hóa số liệu, báo cáo.
Ngoài ra, công cụ còn hỗ trợ Phòng Kinh tế và Đơn vị quản lý chợ trong việc quản lý, giám sát và điều hành công việc và xử lý các vấn đề được kịp thời.
2. Nội dung thực hiện
Công cụ Quản lý chợ gồm 3 phân hệ:
- Công cụ quản lý chợ trên nền tảng trực tuyến (web),
- Ứng dụng trên thiết bị di động (App mobile) cho Phòng Kinh tế
- Ứng dụng trên thiết bị di động App mobile cho Thương nhân.
Địa điểm triển khai: Phòng Kinh tế và Ban quản lý các chợ trên địa bàn Quận Bình Thạnh (5 chợ) và Quận Phú Nhuận (4 chợ)
Chức năng của bộ công cụ:
PHÒNG KINH TẾ
- Sử dụng web để theo dõi dữ liệu các chợ trên địa bàn cập nhật lên hệ thống. Được phép, xem, thêm mới, sửa, xóa dữ liệu.
- Sử dụng app mobile để tra cứu, xem các thông tin chợ, điểm kinh doanh, thương nhân, hợp đồng thuê
- Thống kê báo cáo về giá cả các mặt hàng định kỳ (theo yêu cầu của Sở Công thương) và tổng hợp nguồn thu chi nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý được dữ liệu tất cả các chợ trên địa bàn
ĐƠN VỊ QUẢN LÝ CHỢ
- Sử dụng web để cập nhật dữ liệu vào hệ thống. Thực hiện báo cáo, xem thông tin chi tiết từng hộ kinh doanh/sạp trong chợ, được sửa/bổ sung một số nội dung đã báo cáo, cập nhật nhưng Phòng Kinh tế phải xem và duyệt dữ liệu.
THƯƠNG NHÂN
- Sử dụng app mobile để theo dõi thông tin hợp đồng thuê điểm kinh doanh/sử dung dịch vụ tại chợ, thời hạn thuê, xem vị trí điểm kinh doanh trống.
- Sử dụng app mobile để ghi nhận phản ánh bức xúc, khó khăn với Đơn vị quản lý chợ.
3. Kết quả đạt được:
Phòng Kinh tế quận Bình Thạnh và Phòng Kinh tế quận Phú Nhuận đã áp dụng “Bộ công cụ quản lý chợ” và triển khai hướng dẫn sử dụng đến các đơn vị quản lý chợ trên địa bàn, chính thức áp dụng từ tháng 6 năm 2022 đến nay, cụ thể:
- Thường xuyên phối hợp, kiểm tra, giám sát các đơn vị quản lý chợ cập nhật dữ liệu trong suốt quá trình quản lý chợ trên địa bàn (xây dựng thống nhất lộ trình, thời gian nhập dữ liệu; hàng tháng có văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị quản lý chợ việc triển khai thực hiện; mời các đơn vị quản lý chợ họp định kỳ tháng để ghi nhận thông tin, tình hình quản lý và cập nhật vào app quản lý chợ trên địa bàn).
- Việc triển khai thực hiện và áp dụng “bộ công cụ quản lý chợ” có tác động tích cực trong công tác quản lý hoạt động tại các chợ cũng như góp phần thực hiện kịp thời truy xuất, cung cấp thông tin liên quan đến lĩnh vực thương mại nói chung và công tác quản lý chợ nói riêng tại địa phương.
- Kết quả đến nay, nhập liệu đạt 100% (pháp lý điểm kinh doanh tại các chợ trên địa bàn), thuận lợi trong việc báo cáo định kỳ hàng tháng và báo cáo giá cả theo tuần.
- Giúp thống kê, báo cáo các điểm kinh doanh, thương nhân, nguồn thu, nguồn chi, giá cả hàng hóa, tình hình hoạt động chợ,… một cách minh bạch theo ngày/tuần/tháng hoặc theo một khoảng thời gian cụ thể, qua đó, giúp Phòng Kinh tế và Đơn vị quản lý chợ có thể nắm bắt được đầy đủ tình trạng hoạt động của chợ để có những giải pháp phù hợp trong công tác quản lý và phát triển chợ.
- Giúp thương nhân theo dõi thông tin hợp đồng thuê điểm kinh doanh/sử dụng dịch vụ tại chợ, thời hạn thuê, xem vị trí điểm kinh doanh trống, các khoản nộp, gửi thông tin phản ánh.
Dự kiến mô hình sẽ được triển khai rộng rãi cho tất cả các Quận, Huyện và Thành phố Thủ Đức.