Hệ thống thông tin quản lý trường học dựa trên nền tảng Microsoft 365
1. Đặt vấn đề
Các trường học hiện đang triển khai các hệ thống học tập trực tuyến (E-Learning) phổ biến như: Hệ thống k12online.vn, lms.hcm.edu.vn, vnEdu, lophoc.hcm.edu.vn. Đặc điểm chung các hệ thống này là thiết kế các khối chức năng mang tính ưu việt dễ dàng sử dụng.. Tuy nhiên các hệ thống này cũng còn tồn tại một số điểm yếu như giới hạn các tính năng của nhà trường, giáo viên, học sinh, chưa có nhiều không gian tương tác, giao tiếp trong quá trình dạy và học. Hệ thống độc lập riêng lẻ khó khăn trong vấn đề tích hợp ứng dụng bên thứ ba, một khi tích hợp thêm các ứng dụng bên thứ ba như Zoom Cloud Meeting để tạo lớp học ảo còn bị giới hạn thời gian, dẫn đến thường xuyên xảy ra các lỗi như ngắt kết nối với máy chủ không cập nhật được dữ liệu dẫn đến sai giờ theo thời khóa biểu, thiếu dữ liệu sai lệch thống kê báo cáo, phân tích hoạt động dạy học. Hệ thống mạng, thiết bị đầu cuối giới hạn, máy chủ (servers) chưa ổn định kết nối chập chờn cũng gây nhiều trở ngại cho người dùng, làm cho người dùng chưa hài lòng dẫn đến việc triển khai dạy học gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng chất lượng dạy học, làm tốn kém thời gian và chi phí.
Ngoài ra, đa phần mỗi giáo viên vẫn sử dụng các ứng dụng một cách riêng lẻ, hầu hết là tổ chức lớp học trực tuyến như lớp học ảo, hay đưa các bài giảng định dạng video, văn bản, bài trình chiếu, pdf,… một chiều từ phía giáo viên, ít sự tương tác từ học sinh với giáo viên cũng như học sinh không giao tiếp tương tác được với tất cả học sinh trong lớp trong trường. Bên cạnh đó, nhà trường cũng triển khai các hệ thống sổ liên lạc điện tử để giao tiếp giữa nhà trường và gia đình nhưng không tích hợp trong hệ thống giáo dục trực tuyến. Nên hầu hết cũng chỉ một nhận các thông tin một chiều từ phía nhà trường.
Các nguyên nhân trên dẫn đến việc các hệ thống triển khai thường chỉ sử dụng tạm thời trong thời gian ngắn chưa số hóa dữ liệu, tích hợp, lưu trữ, truy xuất được dữ liệu phục vụ cho mục tiêu giáo dục như phân tích đánh giá, dự báo các dữ liệu dạy học từ đó có những chiến lược phát triển tổ chức giáo dục lâu dài.
Từ những vấn đề được nêu ở trên, tác giả đề xuất giải pháp triển khai Hệ thống thông tin quản lý trường học dựa trên nền tảng Microsoft 365 được thực hiện nhằm mục tiêu cải thiện những điểm yếu tồn tại về việc triển khai sử dụng các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trường một cách hiệu quả nhất đáp ứng xu thế chuyển đổi số hiện nay.
2. Nội dung thực hiện
Hệ thống thông tin quản lý trường học dựa trên nền tảng Microsoft 365 với các ứng dụng có sẵn đáp ứng các vai trò chức năng như sau:
Quản lý nhà trường: Toàn quyền quản lý, thiết lập các chức năng, tổ chức, đánh giá, thống kê báo cáo.
Quản lý giáo viên: Mỗi giáo viên có một mã giáo viên khác nhau, được phân quyền và tổ chức dạy học theo đúng chuyên môn (Hình 1).
Hình 1: Giao diện quản lý giáo viên.
Quản lý học sinh: Mỗi học sinh với một mã học sinh khác nhau quy định niên khóa khối học, lớp học. Do vậy dễ dàng tìm kiếm và trích xuất dữ liệu (Hình 2).
Hình 2: Giao diện quản lý học sinh.
Quản lý dạy học:
Dựa trên nền tảng ứng dụng Microsoft Teams nhà trường tổ chức dạy học, kiểm tra đánh giá, quản lý điểm số, quản lý các hoạt động dạy học thống kê báo cáo (Hình 3). Ngoài ra nhà trường, giáo viên, học sinh có thể tổ chức các cuộc họp trong nhà trường hay với phụ huynh học sinh, nhà trường mở các khóa đào tạo tập huấn kỹ năng cho giáo viên, học sinh trực tuyến.
Hình 3: Giao diện quản lý thành viên một lớp học.
Quản lý dữ liệu
Thông qua ứng dụng OneDrive người dùng có thể lưu trữ các dữ liệu, học liệu và chia sẻ các dữ liệu dùng chung trong tổ chức hay ngoài tổ chức một cách hiệu quả, nhanh chóng (Hình 4).
Hình 4: Giao diện quản lý dữ liệu cá nhân.
Quản lý liên lạc điện tử
Thông qua ứng dụng Outlook, là một hộp thư điện tử dùng để trao đổi thông tin. Khi người dùng muốn liên lạc đến một khối, lớp hay một cá nhân nào đó trong tổ chức thì đều có thể tìm kiếm truy xuất dễ dàng (Hình 5).
Hình 5: Giao diện gửi tin nhắn, email cho các Khối hay Lớp, cá nhân.
Quản lý ghi chú, nhắc nhở
Thông qua ứng dụng OneNote, có vai trò như một cuốn sổ tay giúp giáo viên và học sinh có thể giao tiếp tương tác trực tiếp trong quá trình dạy học, kết nối nhà trường khi các nội dung có sự quản lý và có thể chia sẻ dùng chung với các giáo viên, thành viên trong lớp hay cá nhân học sinh nào đó trong trường với tài khoản người dùng trên hệ thống đã được thiết lập (Hình 6).
Hình 6: Giao diện chia sẻ nội dung trên OneNote.
Việc chia sẻ trao đổi thông tin được lưu trữ lâu dài giúp giáo viên học hỏi kinh nghiệm, nâng cao năng lực chuyên môn, ứng dụng công nghệ thông tin, khai phá tri thức nhanh chóng hiệu quả. Học sinh có thể học tập bạn bè thầy cô khác nhau nhanh chóng, phát huy tính sáng tạo, ứng dụng công nghệ đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
Ngoài các ứng dụng trên trên nền tảng Microsoft 365 còn có rất nhiều ứng dụng có thể cài đặt tích hợp rất nhiều ứng dụng hữu ích khác như bộ Office trực tuyến, Insights phân tích, thống kê, đánh giá, hoạt động dạy học, giúp dễ dàng quản lý và nâng cao chất lượng dạy học. Bên cạnh đó công cụ Power BI có thể được tích hợp để phân tích, trực quan các dữ liệu. Từ đó đánh giá, dự báo chất lượng giáo dục, nhằm cải thiện chất lượng dạy học, phát triển giáo dục thông minh một cách hiệu quả.
3. Kết quả đạt được:
Hệ thống đã được triển khai tại trường THCS Nguyễn Văn Tố, quận 10 từ năm 2021 đến nay, giáo viên và học sinh đã được cấp tài khoản để sử dụng hệ thống. Hệ thống được cập nhật liên tục khi học sinh đầu cấp (lớp 6) vào trường và học sinh tốt nghiệp (lớp 9) ra trường cũng như giáo viên mới, thuyên chuyển mang tính bảo mật cao. Hệ thống sử dụng trong việc quản lý nhà trường: Tổ chức dạy học, kiểm tra đánh giá, liên lạc điện tử kết nối nhà trường với học sinh, phụ huynh một cách linh hoạt, nhanh chóng, chính xác (Hình 7).
Hình 7: Học sinh sử dụng hệ thống để học tập, kiểm tra.
Hệ thống với nhiều chức năng, giáo viên học sinh có thể cá nhân hóa như tùy chỉnh, tạo và thiết kế theo ý tưởng của mình, qua đó phát huy tính chủ động sáng tạo trong quá trình sử dụng hệ thống giúp nâng cao kỹ năng, kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và dạy học.
Hệ thống cung cấp cho mỗi người dùng một tài khoản email của tổ chức do vậy dễ dàng giao tiếp, đăng ký, xác minh với các hệ thống tổ chức khác
Các ứng dụng được tích hợp trên nền tảng Microsoft 365 như MS Teams, Outlook, OneDrive, OneNote đều có thể cài đặt trên các thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Do vậy người dùng hệ thống có thể tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng mọi lúc mọi nơi khi có kết Internet, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số cũng như giáo dục thông minh.