“Ứng dụng hệ thống thông tin địa lý (WebGIS) quản lý hộ kinh doanh theo thờI gian thực” trên địa bàn Quận 1
1. Mục tiêu của giải pháp:
Chia sẻ, trao đổi, tích hợp, cập nhật, quản lý dữ liệu từ kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ phần mềm nội nghiệp của phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận 1, cơ quan Công an, Chi cục Thuế, Ủy ban nhân dân 10 phường và theo yêu cầu quản lý của các đơn vị chuyên môn để phục vụ công tác quản lý nhà nước vào WEBGIS, đảm bảo dữ liệu hộ kinh doanh “đúng, đủ, sạch, sống”, tạo sự thuận tiện, giảm chi phí và đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của dữ liệu.
Giúp thống kê, tổng hợp, trích xuất dữ liệu theo từng ngành nghề hoặc có thể nâng cấp, bổ sung tính năng theo yêu cầu chuyên môn của từng thời kỳ, giai đoạn, làm cơ sở trong công tác tham mưu cho Ủy ban nhân dân Quận 1 trong công tác hoạch định, quy hoạch… liên quan đến hộ kinh doanh.
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận được tiếp cận thông tin dữ liệu hộ kinh doanh một cách nhanh nhất, chính xác nhất từ dữ liệu quản lý của các cơ quan chuyên môn.
Các cơ quan chuyên môn có thể trích xuất, lấy dữ liệu từ WEBGIS để đối chiếu, so sánh, phân tích, xử lý, cập nhật, chỉnh sửa lại các dữ liệu chưa đúng, chưa đủ trên phần mềm nội nghiệp của mình và trên cơ sở giải quyết đó sẽ tạo thành dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống” tích hợp ngược lại vào WEBGIS.
Các tổ chức, cá nhân có thể tiếp cận được một phần dữ liệu thông tin hộ kinh doanh được mô tả theo thuộc tính (số lượng ngành nghề kinh doanh, tên hộ kinh doanh…) và theo không gian trên bản đồ số (số lượng hộ kinh doanh, số lượng cơ quan nhà nước, cơ sở giáo dục, cơ sơ y tế…) trong một phạm vi tuyến đường, bán kính một khu vực để cân nhắc việc đầu tư kinh doanh hoặc việc đầu tư có nằm trong khu vực bị hạn chế kinh doanh hay đặt tên hộ kinh doanh có trùng lặp.
2. Nội dung của giải pháp:
Xây dựng kho dữ liệu dùng chung từ các cơ quan chuyên môn quản lý hộ kinh doanh tích hợp vào WEBGIS. Việc này giúp thống kê, tổng hợp, liên thông, trích xuất dữ liệu theo thuộc tính (ngành nghề, theo phường, theo tình trạng hoạt động của hộ kinh doanh, theo ô phố…) dẫn đến công tác quản lý, trích xuất dữ liệu hộ kinh doanh luôn bảo đảm “sống, sạch, đúng, đủ” cụ thể:
- Dữ liệu này là dữ liệu sống: do được cập nhật tự động từ các phần mềm nội nghiệp. Ứng dụng là đầu mối tổng hợp các dữ liệu hộ kinh doanh do các phòng ban chuyên môn giải quyết theo thời gian thực. Các hoạt động liên quan đến hộ kinh doanh như: thủ tục đăng ký kinh doanh, giấy phép đủ điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, kiểm tra hộ kinh doanh, xử lý vi phạm hành chính… sau khi các phòng chuyên môn xử lý, giải quyết, kết quả giải quyết sẽ được tự động cập nhật ngay vào WEBGIS và dữ liệu hộ kinh doanh này là dữ liệu sống, cập nhật thường xuyên, các đơn vị không phải cập nhật thủ công hoặc thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào khác, đồng thời có thể chia sẻ thông tin cho các đơn vị khác hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo.
- Dữ liệu luôn sạch: Thông qua việc chia sẻ liên thông dữ liệu, các phòng chuyên môn trích xuất được dữ liệu này để phân tích, xử lý. Ví dụ: trước đây khi hộ kinh doanh không còn kinh doanh thì hộ kinh doanh chỉ thực hiện thủ tục đóng mã số thuế tại Chi cục Thuế Quận 1 nhưng không thực hiện thủ tục trả lại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại Ủy ban nhân dân Quận 1 theo quy định, dẫn đến dữ liệu hộ kinh doanh vẫn còn tồn tại trong hệ thống quản lý, không đúng với thực tế hoặc khi tạm ngừng kinh doanh hộ kinh doanh chỉ thực hiện thủ tục thông báo Ủy ban nhân dân Quận 1 nhưng không thông báo với Chi cục Thuế. Khi có WEBGIS, một hộ kinh doanh ngưng kinh doanh, đóng mã số thuế với Chi cục Thuế nhưng không thực hiện thủ tục chấm dứt giấy đăng ký kinh doanh tại phòng Tài chính - Kế hoạch thì ngay khi đóng mã số thuế, phần mềm nội nghiệp của Chi cục Thuế sẽ tự động cập nhật vào WEBGIS, phòng Tài chính - Kế hoạch sẽ có ngay thông tin để thực hiện thủ tục thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo qui định.
- Dữ liệu luôn đủ: khi hộ kinh doanh vừa thành lập đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì theo quy định pháp luật phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh trước khi hoạt động như: giấy phép bán lẻ rượu (kinh doanh bán lẻ rượu), giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá (kinh doanh bán lẻ sản phẩm thuốc lá), giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm (kinh doanh nhà hàng, ăn uống…) khi đó WEBGIS sẽ tự động cập nhật dữ liệu ngay trên hệ thống, các phòng chuyên môn có thể trích xuất thông tin hộ kinh doanh theo ngành, lĩnh vực mình đang quản lý để xem và hướng dẫn hộ kinh doanh thực hiện theo đúng quy định giúp dữ liệu luôn đầy đủ. Ví dụ: khi có 01 hộ kinh doanh thành lập, với ngành nghề kinh doanh ăn uống, sử dụng thức uống có cồn thì hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép đủ điều kiện An toàn thực phẩm tại phòng Y tế, đăng ký bán rượu tiêu dùng tại chỗ tại phòng Kinh tế; ngay khi 02 cơ quan trên hoàn thành kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các phần mềm nội nghiệp, dữ liệu này sẽ được cập nhật ngay vào phần thông tin của hộ kinh doanh trên WEBGIS hoặc là nếu họ không thực hiện thủ tục xin giấy phép đủ điều kiện thì 02 cơ quan trên cũng đã có dữ liệu và hướng dẫn hộ kinh doanh thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến ngành nghề kinh doanh theo đúng quy định.
Hình ảnh thông tin giấy phép đủ điều kiện kinh doanh trên WEBGIS
- Dữ liệu luôn đúng: ngay khi WEBGIS cập nhật thông tin hộ kinh doanh mới đăng ký thành lập, các cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân 10 phường sẽ có ngay thông tin dữ liệu, trích xuất và thực hiện công tác hậu kiểm đối với hộ kinh doanh để kiểm tra xem thực tế hộ kinh doanh có tồn tại đúng với ngành nghề, địa điểm đã đã ký hay không, qua đó giúp dữ liệu luôn chính xác.
Tính năng thống kê, phân loại, trích xuất dữ liệu hộ kinh doanh giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận 1 thấy được tổng hợp tình hình hoạt động hộ kinh doanh, các cơ quan chuyên môn quản lý đánh giá theo thực trạng, cụ thể:
- Thống kê, phân loại theo thuộc tính: tất cả đều có thể trích xuất thông tin, có biểu đồ minh họa kèm theo hoặc có thể trích xuất các thông tin như: ngành nghề kinh doanh, tình trạng hoạt động kinh doanh, tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế, thời gian thành lập hộ kinh doanh, các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh.
Hình ảnh thống kê tình trạng hoạt động hộ kinh doanh trên WEBGIS
- Thống kê, phân loại theo không gian: các đơn vị có cái nhìn tổng thể thực trạng hộ kinh doanh theo khu vực, tuyến đường, ô phố, các khu vực bị hạn chế kinh doanh.
- Thống kê, phân loại theo không gian: các đơn vị có cái nhìn tổng thể thực trạng hộ kinh doanh theo khu vực, tuyến đường, ô phố, các khu vực bị hạn chế kinh doanh.
- Thống kê, phân loại theo không gian: các đơn vị có cái nhìn tổng thể thực trạng hộ kinh doanh theo khu vực, tuyến đường, ô phố, các khu vực bị hạn chế kinh doanh.
Thống kê, phân loại theo không gian: các đơn vị có cái nhìn tổng thể thực trạng hộ kinh doanh theo khu vực, tuyến đường, ô phố, các khu vực bị hạn chế kinh doanh.
Hình ảnh thống kê danh sách hộ kinh doanh theo phường trên WEBGIS
Song song đó, bên cạnh việc giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với hộ kinh doanh theo hướng thông minh, hiện đại, WEBGIS còn có thêm hai tiện ích giúp người dân thuận tiện trong việc đăng ký thành lập kinh doanh (việc truy cập thông tin WEBGIS của người dân chỉ hạn chế xem một số thông tin cơ bản mô tả thuộc tính (bảng hiệu, ngành nghề, địa chỉ), không gian bản đồ số hộ kinh doanh để bảo đảm tính bảo mật và không có quyền cập nhật, chỉnh sửa), cụ thể:
- Tra cứu tên bảng hiệu trước khi đăng ký kinh doanh (hạn chế trùng lặp tên bảng hiệu).
Hình ảnh kết quả người dân tra cứu tên bảng hiệu trên WEBGIS
- Quét ô phố hình tròn theo bán kính tùy chọn để người dân có cái nhìn tổng thể, khách quan về số lượng hộ kinh doanh hiện có trong ô phố mình dự kiến kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, cơ quan nhà nước, trường học, cơ sở y tế đang trú đóng trong ô phố đã chọn, qua đó giúp người dân có thể đưa ra quyết định đầu tư, thành lập hộ kinh doanh tại địa điểm phù hợp, tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng, kinh doanh hiệu quả hơn.
Hình ảnh kết quả người dân quét ô phố hình tròn theo bán kính tùy chọn trên WEBGIS
Như vậy, với việc thống kê hộ kinh doanh theo thuộc tính (ngành nghề, tình trạng hoạt động, vốn kinh doanh, số lao động…) và theo không gian (địa điểm, ô phố, tuyến đường, bán kính…) chưa thực hiện được, phải rà soát, thống kê, mất thời gian và cập nhật thường xuyên rất khó do phải làm thủ công; phần mềm nội nghiệp riêng biệt, không liên thông, thiếu thống kê, phân loại đánh giá tình hình hộ kinh doanh một cách tổng thể nên việc cập nhật, báo cáo với lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận khi có sự vụ, sự việc diễn ra rất mất thời gian. Sau khi triển khai thực hiện giải pháp “Ứng dụng hệ thống thông tin địa lý (WEBGIS) quản lý hộ kinh doanh theo thời gian thực” trên địa bàn Quận 1 đã giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với hộ kinh doanh theo hướng thông minh, hiện đại; chia sẻ, trao đổi và tích hợp dữ liệu từ kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ phần mềm nội nghiệp của phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận 1 vào WEBGIS làm cơ sở phục vụ công tác hoạch định, chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận 1; chia sẻ, trao đổi dữ liệu dùng chung giữa các phòng chuyên môn và Ủy ban nhân dân 10 phường nhằm tạo sự thuận tiện, giảm chi phí và đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của dữ liệu; giúp thống kê, tổng hợp, trích xuất dữ liệu theo từng ngành nghề hoặc có thể bổ sung tính năng theo yêu cầu quản lý của các đơn vị chuyên môn để phục vụ công tác quản lý nhà nước, trích xuất dữ liệu hộ kinh doanh luôn bảo đảm sống, sạch, đúng, đủ. Đồng thời, WEBGIS còn tích hợp thêm hai tiện ích giúp người dân thuận tiện trong việc đăng ký thành lập hộ kinh doanh.
3. Các vấn đề giải pháp đã giải quyết:
- Xây dựng được kho dữ liệu dùng chung về thủ tục hành chính, các hoạt động quản lý khác có liên quan đến hộ kinh doanh và được liên thông, chia sẻ cho tất cả các đơn vị có liên quan. Một số nội dung chính của hộ kinh doanh như: thông tin pháp lý hộ kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, các giấy phép đủ điều kiện có liên quan, mã số thuế, tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế, tình trạng vi phạm hành chính…
- Hệ thống dữ liệu dùng chung được cập nhật trực tiếp từ các phần mềm nội nghiệp do cán bộ, công chức quản lý, sử dụng, tiếp nhận, trả kết quả hàng ngày các công việc liên quan đến hộ kinh doanh, bảo đảm dữ liệu luôn sống. Việc cập nhật vào WEBGIS là tự động, công chức không thực thêm bất kỳ thao tác nào khác.
- Do đây là kho dữ liệu sống, được cập nhật, thay đổi liên tục, chia sẻ, liên thông, cấp tài khoản quản lý cho tất cả các đơn vị có liên quan vì vậy các đơn vị phải có trách nhiệm truy cập, kiểm tra, trích xuất dữ liệu để xử lý nếu có vấn đề phát sinh liên quan đến hộ kinh doanh.
- Việc mô tả thuộc tính và mô tả không gian hộ kinh doanh rất đầy đủ, chi tiết, có thể xem bằng biểu đồ, trích xuất bằng file excel đã giúp các đơn vị có thể lấy ngay thông tin mình cần sử dụng như: ngành nghề, tình trạng hoạt động, vốn kinh doanh, số lao động, giấy tờ pháp lý, giấy phép đủ điều kiện, các vi phạm hành chính, địa điểm, ô phố, tuyến đường, bán kính… sinh động, dễ hiểu.
- Ngành nghề kinh doanh được áp theo mã ngành kinh tế Việt Nam dẫn đến rất thuận tiện trong việc thống kê, quy hoạch, định hướng, tìm kiếm, xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo, đồng nhất giữa các cơ quan chuyên môn quản lý.
- Lãnh đạo có thể truy cập vào phần thống kê theo chuyên ngành của từng cơ quan quản lý, được thể hiện bằng các biểu đồ để biết được thực trạng tình hình hộ kinh doanh, nắm được tổng thể tình trạng hoạt động hộ kinh doanh theo từng thuộc tính, theo không gian, thấy được các sai số, chênh lệch số liệu giữa các cơ quan quản lý cũng như trách nhiệm của từng đơn vị trong hoạt động quản lý hộ kinh doanh.
4. Hiệu quả của giải pháp:
Đối với cơ quan quản lý nhà nước:
- Nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với hộ kinh doanh theo hướng thông minh, hiện đại, chuyển đổi số.
- Tất cả các đơn vị đều có thông tin hộ kinh doanh để quản lý, liên thông, chia sẻ, trích xuất danh sách theo từng yêu cầu, cập nhật kịp thời, nhằm tạo sự thuận tiện, giảm chi phí và đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của dữ liệu. Bảo đảm dữ liệu luôn “sống, sạch, đúng, đủ”.
- Hệ thống được cập nhật tự động từ các phần mềm nội nghiệp, không mất thời gian xử lý dữ liệu và cán bộ, công chức không thao tác thêm bất kỳ bước nào.
- Thống nhất được số liệu quản lý để tham mưu tốt cho lãnh đạo cơ quan hoạch định các chính sách. Lãnh đạo luôn nắm thông tin kịp thời, chính xác và biết được trách nhiệm quản lý tại các cơ quan chuyên môn.
- Các mô tả trường thông tin, mô tả không gian, cá biểu mẫu thống kê, so sánh sinh động, dễ hiểu.
- Có thể mở rộng, nâng cao tính năng theo từng nhiệm vụ chuyên môn quản lý; bồi đắp, làm giàu kho dữ liệu số của hộ kinh doanh.
Đối với người dân:
- Giúp người dân thuận tiện trong việc đăng ký thành lập kinh doanh, theo đó người dân có thể tra cứu tên bảng hiệu trước khi đăng ký kinh doanh để tránh trùng lặp, bị trả hồ sơ đăng ký kinh doanh.
- Quét ô phố hình tròn theo bán kính tùy chọn để người dân biết được số lượng hộ kinh doanh hiện có trong ô phố mình dự kiến kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, cơ quan nhà nước, trường học, cơ sở y tế đang trú đóng trong ô phố đã chọn, qua đó giúp người dân có thể đưa ra quyết định đầu tư, thành lập hộ kinh doanh tại địa điểm phù hợp, tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng, kinh doanh hiệu quả hơn.
Đối với cán bộ công chức
Giúp cán bộ, công chức có thể chủ động truy cập, cập nhật dữ liệu, số liệu... mọi lúc, mọi nơi và có nhiều thông tin dữ liệu hộ kinh doanh từ các đơn vị khác thay vì mất thời gian làm văn bản đề nghị cung cấp.
5. Tính ưu việt của giải pháp:
Giải pháp đã tích hợp được dữ liệu của các cơ quan có liên quan đến công tác quản lý hộ kinh doanh. Giải pháp hoàn toàn giải quyết trên môi trường số, mọi lúc, mọi nơi, thuận tiện, nhanh chóng. Cán bộ, công chức có thể truy cập để thấy những vấn đề sai sót, bất cập, phát sinh để xử lý và việc xử lý thực hiện trên phần mềm nội nghiệp theo chức trách, nhiệm vụ của mình được giao và kết quả xử lý sẽ được tích hợp vào WEBGIS, không phải thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào khác.
WEBGIS là một giải pháp đánh giá tổng thể thực trạng hoạt động của hộ kinh doanh theo thời gian thực. Nó giúp cho lãnh đạo nhìn được bức tranh tổng thể, thấy được trách nhiệm của từng cơ quan chuyên môn trong quản lý hoạt động hộ kinh doanh.
Giải pháp giúp người dân thuận tiện trong việc đăng ký thành lập kinh doanh, theo đó người dân có thể tra cứu tên bảng hiệu trước khi đăng ký kinh doanh, quét ô phố hình tròn theo bán kính tùy chọn để người dân biết được số lượng hộ kinh doanh hiện có trong ô phố mình dự kiến kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, cơ quan nhà nước, trường học, cơ sở y tế đang trú đóng trong ô phố đã chọn, qua đó giúp người dân có thể đưa ra quyết định đầu tư, thành lập hộ kinh doanh tại địa điểm phù hợp, biết được khu vực bị hạn chế kinh doanh ngành nghề có điều kiện (đồ uống có cồn, thuốc lá), tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng, kinh doanh hiệu quả hơn.
6. Sự phát triển trong tương lai của giải pháp:
Giải pháp đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong khu vực công. Dữ liệu hộ kinh doanh trên địa bàn Quận 1 đã được tích hợp, chia sẻ, thống nhất đồng bộ trong một hệ thống duy nhất. Các đơn vị có liên quan đều có thể truy cập, khai thác, sử dụng, cập nhật, bổ sung thêm các dữ liệu hộ kinh doanh, làm giàu kho dữ liệu số, đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số.
WEBGIS có khả năng mở rộng, nâng cấp tùy theo nhu cầu quản lý. Vì vậy, nếu các đơn vị có yêu cầu bổ sung thêm các mô tả thuộc tính của hộ kinh doanh, tăng thêm các loại giấy tờ, thủ tục của hộ kinh doanh thì WEBGIS có thể mở rộng, nâng cấp để tích hợp từ các phần mềm nội nghiệp.
Tiếp tục nâng cấp, mở rộng phạm vi quản lý đối với doanh nghiệp, Ủy ban nhân dân Quận 1 đã chỉ đạo các phòng ban, đơn vị liên quan thực hiện rà soát, chọn lựa các tiêu chí, nội dung phù hợp với loại hình doanh nghiệp, đánh giá và triển khai mở rộng giải pháp.
